ELEKTRONSKA ARHIVSKA KNJIGA

📘 ŠTA JE ARHIVSKA KNJIGA?

Arhivska knjiga je osnovni evidencioni dokument koji svaki obveznik (privatni ili javni) vodi radi praćenja svoje dokumentacije – od njenog nastanka do predaje arhivu ili uništavanja. Služi za evidentiranje dokumentarnog materijala koji ima pravnu, poslovnu ili istorijsku vrednost.

Zasniva se na Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) i podzakonskim aktima.

🧾 KO JE U OBAVEZI DA VODI ARHIVSKU KNJIGU?

Obveznici vođenja arhivske knjige su:

✅ Svi pravni subjekti: privredna društva, zanatske radnje, udruženja, pa i autoservisi koji imaju:

poslovne knjige i finansijsku dokumentaciju,
ugovore, dopise, interne akte,
kadrovsku evidenciju, servise, naloge itd.

📌 Preduzetnici koji ne vode poslovne knjige (paušalci) nisu u obavezi da vode arhivsku knjigu.

Obavezne radnje:

Donošenje Pravilnika o upravljanju dokumentacijom (interni dokument)
Vođenje Arhivske knjige
Predaja godišnjeg izveštaja nadležnom arhivu do 30. aprila tekuće godine (za prethodnu godinu)

📋 KAKO SE VODI ARHIVSKA KNJIGA?

Arhivska knjiga se vodi:

godišnje, sa ažuriranjem tokom godine,
elektronski (preporučeno) ili rukom (dozvoljeno) u Excel tabeli ili svesci, bez posebnog softvera.

Ne postoji propisana forma softvera. Dovoljan je Excel fajl sa osnovnim kolonama.

🧾 ŠTA ARHIVSKA KNJIGA SADRŽI?

Minimalno treba da sadrži:

Kolona	Objašnjenje
Redni broj	Redosled unosa
Datum unosa	Kada je dokument evidentiran
Naziv dokumentacije	Npr. Izlazna faktura br. 112/2025
Godina nastanka	Godina dokumenta
Kategorija	Tip dokumenta (ugovor, faktura, platni listić…)
Oznaka kategorije	Npr. IF, UF, PL
Rok čuvanja	3, 5, 10 godina, trajno
Način čuvanja	Fizički / elektronski
Lokacija čuvanja	Fizička lokacija ili elektronska putanja
Status	Aktivan / predat / uništen
Napomena	Npr. datum predaje ili uništenja

KOJI DOKUMENTI SE UNOSE?

U arhivsku knjigu unosi se sledeća dokumentacija:

Računi (ulazni i izlazni)
Ugovori sa klijentima, dobavljačima, osiguravajućim društvima
Rešenja i dopisi organa uprave
Knjigovodstvena dokumenta
Sudske odluke, rešenja, druga pravna akta
Dopisi i komunikacija koja ima pravnu težinu
Pravilnici, interne odluke, zapisnici, cenovnici

📤 KOME SE PREDAJE DOKUMENTACIJA?

🗂️ Arhivskoj ustanovi (istorijski arhiv) u mestu sedišta pravnog lica.

📅 Rokovi:

Godišnji izveštaj o arhivskoj knjizi se šalje najkasnije do 30. aprila tekuće godine za prethodnu.
Dokumenta sa trajnim čuvanjem se predaju arhivu nakon 30 godina, ili ranije ako se to ugovori.

✅ DA LI JE POTREBAN SOFTVER?

Ne. Može se voditi:

u običnom Excel fajlu, koji ispunjava sve zakonske zahteve,
u posebnom softveru samo ako firma želi automatizaciju.

🧰 PRIMER ARHIVSKE KNJIGE ZA AUTOSERVIS

Red. br.	Datum unosa	Naziv dokumenta	Godina	Kategorija	Oznaka	Rok čuvanja	Način čuvanja	Lokacija čuvanja	Status
1	01.06.2025	Izlazna faktura 112/2025 – Golf	2025	Izlazna faktura	IF	10 godina	Elektronski	eArhiv/Prodaja/IF	aktivan
2	01.06.2025	Radni nalog – ZG123XX	2025	Radni nalog	RN	5 godina	Elektronski	eArhiv/Servisi/Nalozi	aktivan
3	01.06.2025	Platni listić – J. Petrović	2025	Platni listić	PL	10 godina	Elektronski	eArhiv/Kadrovska/Plate	aktivan
4	01.06.2025	Ugovor o saradnji sa XYZ DOO	2025	Ugovor	UG	10 godina	Elektronski	eArhiv/Ugovori	aktivan
5	01.06.2025	Dopis reklamacija – klijent M. Kovač	2025	Dopis	DP	5 godina	Elektronski	eArhiv/Dopisi	aktivan

📂 PRIMER NAZIVA KATEGORIJA ZA AUTOSERVIS

Oznaka	Naziv kategorije dokumentacije	Opis sadržaja	Rok čuvanja
IF	Izlazne fakture	Fakture koje servis izdaje klijentima	10 godina
UF	Ulazne fakture	Fakture dobavljača (delovi, potrošni materijal…)	10 godina
INO	Inostrane fakture	Uvozne fakture i nabavka iz inostranstva	10 godina
FI	Fiskalni isečci	Isečci iz fiskalne kase, automatski iz elektronskog fiskalnog uređaja	10 godina
RN	Radni nalozi	Interne radne liste, potvrde o izvršenim popravkama	5 godina
SD	Servisna dokumentacija vozila	Sve što se odnosi na popravke i istorijat vozila	Trajno
PL	Platni listići	Isplatni listići zaposlenih, obračuni plata	10 godina
UR	Ugovori o radu	Ugovori između zaposlenih i servisa	10 godina (ili trajno)
UG	Ugovori sa dobavljačima i partnerima	Komercijalni ugovori o nabavci delova/usluga	10 godina
DP	Dopisi	Pismena komunikacija sa klijentima, partnerima, institucijama	5 godina
RG	Reklamacije i garancije	Rešenja, zahtevi i korespondencija vezana za reklamacije	Garancija + 1g
CR	CROSO obrasci	Prijave i odjave radnika u sistemu socijalnog osiguranja	10 godina
PR	Inspekcijska i poreska rešenja	Rešenja poreske, inspekcija rada, kontrole	10 godina
PP	Ponude i predračuni	Nerealizovane ponude klijentima	3 godine
KB	Knjigovodstveni izveštaji i bilansi	Završni račun, bilansi, izveštaji	Trajno
OZ	Odluke i zapisnici	Interni akti, odluke, evidencija upravljanja	Trajno
FO	Fotografije radova	Dokumentacione fotografije delova, vozila, grešaka	5 godina

✍️ 5. INSTRUKCIJE ZA POPUNJAVANJE

Razvrstajte dokumentaciju po vrstama
Dodelite oznake serijama (IF-01, U-02 itd.) IF- izlazne fakture, UR – Ugovori o radu, DP – dopisi itd.
Upišite vremenski period obuhvaćen dokumentima
Izmerite količinu (broj registratora/fascikli)
Unesite fizičku lokaciju dokumentacije
Odredite rok čuvanja
Unesite kategoriju (A ili B)
Dodajte napomene po potrebi

Odgovornost za arhiviranje

Za pravilno upravljanje dokumentacijom odgovorno je lice koje imenuje direktor firme. To lice vodi arhivsku knjigu, sprovodi klasifikaciju i organizuje čuvanje dokumentacije.